Comme le dit si bien le dicton, « mieux vaut prévenir que guérir ».
La sécurité financière de votre entreprise passe par de bonnes pratiques commerciales, dont voici un petit aide-mémoire :
1. L’argent est roi
L’argent est le moteur de toute entreprise et importe, à court terme, plus que les profits. De plus en plus, les banquiers, les investisseurs et les conseillers se concentrent sur l’état des flux de trésorerie (la provenance et l’utilisation des fonds), souvent ignoré. Si les profits augmentent plus vite que les flux de trésorerie, on sonne l’alarme.
Qu’est-ce que vous pouvez faire?
« Faites une analyse critique de vos opérations commerciales et comprenez les effets sur les liquidités. Concentrez-vous sur les composantes du fonds de roulement et le cycle d’exploitation. Conservez de l’argent comptant. Dans une situation financière difficile, gardez une réserve d’argent comptant, même si cela signifie l’augmentation des facilités de crédit portant intérêt. Prévoyez les rentrées et les sorties de fonds à court terme avec des prévisions financières réalistes et un point de départ solide, et faites une analyse de l’impact de ces hypothèses sur votre base d’emprunt.
Analysez les écarts et tirez des leçons. Si vous ne pouvez pas le faire à l’aide de l’information dont vous disposez, demandez une aide extérieure. Vous devez regarder au-delà des ventes et des dépenses et vous concentrer sur l’argent réel, pas sur les bénéfices ou le BAIIA », suggère Jean-Paul David, associé responsable, Services de conseils financiers.
Négociez des durées de crédit serrées avec les clients. Dès que des factures sont en retard, commencez une pression subtile, mais ferme. Si les clients pensent qu’ils peuvent vous utiliser pour financer leurs propres besoins financiers, ils le feront. Réduisez les stocks et faites un réapprovisionnement juste-à-temps, dans la mesure du possible. Vendez le stock plus vieux. À court terme, il peut être plus judicieux de sacrifier la rentabilité afin de générer de l’argent comptant, mais ne perdez pas votre base d’emprunt des yeux. Les taux de financement sur les stocks ont tendance à être bas, et vous devriez vous concentrer sur la vente des stocks afin de générer des espèces.
Que faut-il éviter?
« N’oubliez pas que gros n’est pas toujours synonyme de meilleur », dit Marc Bergeron, associé et vice-président Redressement et insolvabilité. « La croissance consomme des capitaux. Une possibilité de vente ou d’expansion considérable pouvant sembler rentable peut avoir des conséquences directes sur le cycle d’exploitation de l’entreprise et sa capacité de financement. L’augmentation de la durée du cycle d’exploitation est un signe négatif. Réfléchissez sérieusement aux conséquences sur les flux de trésorerie des augmentations de ventes nécessitant des dépenses en capital et des périodes d’attente. Imaginez le pire scénario et prenez des décisions en conséquence. »
2. Resserrez les liens avec votre banque
Qu’est-ce que vous pouvez faire?
Traitez votre banque comme un partenaire en affaires. Tenez-la informée et aidez-la à comprendre vos activités, votre industrie et la dynamique de la concurrence. Dites-lui comment vous prévoyez relever les nouveaux défis économiques et assurez-vous de la prévenir amplement à l’avance si vous avez besoin d’aide. La dernière chose qu’une banque souhaite est d’apprendre avec une semaine de préavis que vous devez doubler votre marge de crédit. Gérez vos relations avec votre prêteur de façon proactive. Les banques gagnent de l’argent en prêtant de l’argent — elles veulent que vous soyez prospères de façon à pouvoir continuer à vous prêter de l’argent.
Si vous devez demander de l’aide ou un nouvel emprunt à votre banque, discutez de la meilleure approche à adopter avec vos conseillers. Dans bien des cas, faire en sorte que votre banque collabore avec vous influence beaucoup la façon dont vous lui demandez de l’aide. Même si vos perspectives commerciales changent de façon négative, il est toujours préférable que ce soit vous qui en informiez la banque. Cependant, vous devez avoir un solide plan entre les mains quand vous arrivez.
Que faut-il éviter?
Ne tombez pas dans le piège consistant à penser que c’est à la banque de vous orienter chaque fois qu’il y a une difficulté ou un problème. Si vous vous adressez à votre banque suffisamment tôt, il se peut qu’elle soit beaucoup plus encline à vous aider à trouver une solution aux problèmes. Cependant, n’oubliez pas que vous et votre équipe de direction êtes responsables de la solution.
Faites de votre mieux pour ne pas manquer à des conditions de vos accords de prêt qui pourraient entraîner des irrégularités. De plus, faites tout pour rester à jour avec les versements sur vos dettes. En définitive, vous voulez vous assurer que votre entreprise dispose du financement requis pour fonctionner efficacement, pas que vos marges de crédit soient limitées, qu’une demande de prêt soit annulée, ou encore que votre nom soit sur la liste du groupe des « prêts spéciaux ».
3. Redoublez d’efforts pour contrôler les coûts
En période de difficulté économique, il faut absolument maintenir les coûts au minimum, et les réduire si c’est possible.
Qu’est-ce que vous pouvez faire?
Établissez un budget base zéro afin de revoir soigneusement tous les coûts en fonction de ce qu’ils rapportent à votre entreprise. Quels coûts sont essentiels au fonctionnement de votre entreprise? Faites des analyses comparatives par rapport à vos concurrents de l’industrie, et cherchez à améliorer votre performance. Réduisez les dépenses au maximum et tenez les employés responsables de l’ensemble des dépenses et des sorties de fonds. Établissez un système de justification des coûts et évaluez le rendement des investissements pour les nouveaux projets.
Comprenez bien les coûts fixes et variables et tout passif en cours ne figurant pas dans votre bilan (par exemple, les contrats de location-exploitation, les loyers, les ententes de rendement, etc.) et cherchez des façons de réduire les coûts. Accordez une attention particulière aux coûts variables et revoyez en profondeur toutes les décisions sur les dépenses en capital. Établissez des politiques qui encouragent et récompensent les économies de coût et la conservation des capitaux.
Étudiez soigneusement un secteur de dépenses majeur : les gens. Prenez les décisions difficiles sans attendre. Ne laissez pas des facteurs émotifs influencer vos décisions. Utilisez des critères objectifs afin d’assurer que les décisions sont prises dans le meilleur intérêt de l’entreprise, et non pas en fonction de relations personnelles. Communiquez efficacement, faites preuve d’intégrité pendant tout le processus, mais agissez rapidement. Inspirez de la confiance dans vos décisions et motivez les employés.
Que faut-il éviter?
Ne réduisez pas automatiquement les dépenses de marketing. Bien que cette mesure soit considérée comme un objectif facile à atteindre, elle peut avoir un impact considérable sur votre position concurrentielle. Pensez à votre entreprise et, fait plus important encore, à votre stratégie. On ne peut pas prendre des initiatives de réduction des coûts au risque de réduire la valeur.
4. Évaluez les clients et les fournisseurs
Qu’est-ce que vous pouvez faire?
Réévaluez les conditions de crédit avec vos clients et négociez les durées raisonnables les plus courtes possibles. Étudiez soigneusement (et surveillez continuellement) la solvabilité de chaque client, nouveau et existant, avant de prolonger tout crédit afin d’assurer un paiement complet, conformément aux conditions fixées. Surveillez les comptes débiteurs tardifs et occupez-vous rapidement de tous les comptes en souffrance. Posez-vous une question simple. Si votre client déclarait faillite demain, que vous arriverait-il? Il est prudent de connaître le profil de crédit de tout client qui pourrait avoir de graves conséquences sur vos affaires s’il éprouvait des difficultés. En cas de faillite, à titre de créancier non garanti, vous ne pourrez probablement rien récupérer, car les réclamations de certains organismes gouvernementaux, employés et créanciers garantis passeront avant la vôtre.
Profitez de la possibilité de négocier les durées de crédit les plus longues possible avec les fournisseurs. Dans la mesure où vous avez accès à de l’argent comptant excédentaire, négociez des rabais en cas de paiement anticipé, car la plupart des fournisseurs seront avides d’argent comptant. Faites une évaluation critique afin de déterminer si vous avez besoin de plus ou de moins de fournisseurs. Est-ce que vous devez élargir votre base de fournisseurs parce que certains d’entre eux sont financièrement faibles? Est-ce que vous devez regrouper vos fournisseurs, concentrer vos activités sur un nombre de fournisseurs moindre et négocier des conditions plus favorables? Chaque stratégie peut fonctionner, mais seule une analyse solide vous donnera la bonne réponse.
Que faut-il éviter?
Ne supposez jamais que vos clients ou vos fournisseurs sont dans une bonne situation financière. Recherchez les signes de détresse. Si vous ne percevez pas rapidement les comptes débiteurs, vous risquez de vous retrouver avec un manque à gagner qui pourrait nuire à tous vos domaines d’activité. En conséquence, il peut être tout aussi nuisible de prolonger des durées de crédit de façon déraisonnable dans l’espoir d’augmenter les revenus. Renseignez-vous immédiatement si un fournisseur éprouve des difficultés. Assurez-vous que les erreurs de livraison ou de qualité ne sont pas des signes de problèmes plus systémiques.
5. Considérez les options de financement
Quel est l’enjeu?
Qu’arrive-t-il si vous avez des problèmes avec votre banque? Cela peut entraîner une restriction sévère de votre capacité d’emprunt ou, pis encore, regrouper toutes vos facilités de financement.
Qu’est-ce que vous pouvez faire?
Assurez-vous de bien comprendre toutes les options de financement de votre entreprise. Commencez par votre prêteur actuel et envisagez d’autres façons de structurer vos facilités de crédit (par exemple, un emprunt à terme au lieu d’une marge de crédit). Comprenez les clauses d’inexécution de vos contrats d’emprunt. Selon la taille et l’emplacement de votre entreprise, réfléchissez aux autres prêteurs potentiels. Tenez aussi compte des autres sources de financement garanties comme la location, le financement reposant sur l’actif et les sociétés d’affacturage. Des programmes de financement soutenus par le gouvernement peuvent être offerts à certains endroits.
Les autres types de financement externe sont entre autres les créances de second rang, les capitaux d’investissement et le capital de risque. Ces sources de financement sont généralement d’une durée plus longue et les négociations connexes nécessitent plus de temps. Si vous avez suffisamment de temps et de flexibilité, ces sources peuvent aider à améliorer votre structure financière sur une plus longue période.
Finalement, n’oubliez pas les façons créatives d’accéder à de l’argent comptant qui pourrait être immobilisé. Comme nous l’avons dit plus tôt, votre priorité première devrait être la diminution de votre cycle d’exploitation. Envisagez de négocier le paiement de comptes débiteurs en souffrance depuis longtemps ou obtenez un financement auprès de fournisseurs externes. Envisagez la cession-bail de biens immobiliers pour générer de l’argent comptant. Dans certains secteurs d’activité, vous pouvez demander à vos clients de procéder à des paiements anticipés ou de mettre en place un système de facturation progressive.
Que faut-il éviter?
Ne croyez pas immédiatement que les liens que vous avez présentement avec vos prêteurs demeureront tels quels. Évitez de vous placer dans une position qui fera en sorte que vous aurez de la difficulté à établir vos solutions de rechange si vous êtes forcé de mettre fin à la relation avec votre banque, votre prêteur ou d’autres investisseurs. Sollicitez d’autres sources de capitaux pour remédier à toute éventualité. Prévoyez toujours un plan d’urgence.
6. Protégez votre sécurité financière personnelle
Quel est l’enjeu?
Quand la situation financière d’une entreprise est difficile, ses propriétaires ne doivent pas trop dépendre de celle-ci. Vous devez avoir une idée bien claire de la distinction entre vos avoirs personnels et les finances de votre entreprise. Il est fort probable que les banques vont commencer à demander des garanties additionnelles, qu’il s’agisse d’un actif de l’entreprise ou d’un bien personnel. Les propriétaires d’entreprise doivent faire preuve de prudence.
Qu’est-ce que vous pouvez faire?
Si l’entreprise a généré des profits au cours des dernières années, pensez à les sortir de l’entreprise. Assurez-vous toutefois que l’entreprise n’est pas insolvable, ou que le versement de dividendes ou d’autres transactions similaires ne la rendent pas insolvable. Si les circonstances le permettent, un examen minutieux des options stratégiques de l’entreprise, en compagnie d’un conseiller professionnel, peut vous aider à prendre des décisions rapides pouvant préserver la valeur, ce qui comprend des options de transaction.
Si vous devez réinvestir des fonds dans l’entreprise, assurez-vous qu’il y a une raison commerciale de le faire. N’investissez pas simplement parce que vous avez de l’argent. Si vous devez prêter des fonds personnels à l’entreprise, au lieu de faire un prêt non garanti, considérez plutôt un financement bancaire additionnel garanti par ces actifs ou enregistrez un financement de second rang. Ainsi, si l’entreprise fait faillite, vous améliorez les possibilités de récupérer les fonds.
Que faut-il éviter?
Ne gaspillez pas votre argent.
Si votre entreprise connaît des difficultés financières, il est important d’agir dès maintenant. Mais avant de poser des gestes décisifs – comme l’injection de nouveaux fonds propres, le refinancement ou la vente de votre entreprise – fiez-vous à nos experts. Nos conseillers peuvent vous aider dans toutes les négociations avec vos banquiers, vos créanciers, votre locateur, votre syndicat, etc.
Prenez rendez-vous avec l’un de nos conseillers qui saura vous guider. C’est entièrement confidentiel.
Composez le 1 855 RCHABOT.
PREMIÈRE CONSULTATION GRATUITE